Контент-план в Notion: как настроить базу публикаций

Notion удобен для контент-плана тем, что одна и та же база публикаций может выглядеть как таблица, календарь или доска с карточками. Внутри каждой карточки — текст поста, ссылки на материалы, обсуждение. Но без продуманной структуры Notion быстро превращается в свалку страниц.

База данных вместо страниц

Главное решение — делать контент-план не набором страниц, а базой данных. Каждая публикация — отдельная запись с одинаковым набором свойств. Тогда вы сможете фильтровать, сортировать и смотреть план в разных видах.

Свойства записи

Набор, который покрывает задачи большинства команд:

• Название — короткое описание идеи.
• Дата публикации — свойство типа «дата».
• Площадка — множественный выбор: Instagram, Telegram, TikTok, YouTube, Facebook.
• Формат — выбор: Reels, карусель, пост, сторис, видео, статья.
• Рубрика — выбор из ваших рубрик.
• Статус — идея, в работе, на согласовании, готово, опубликовано.
• Ответственный — свойство «человек».
• Ссылка на материалы — папка с фото и видео.
• Ссылка на публикацию — заполняется после выхода.

Не добавляйте всё сразу. Начните с базового набора и расширяйте, когда появится реальная необходимость.

Названия вариантов в свойствах «Формат» и «Рубрика» договоритесь писать одинаково всей командой. Если один человек ставит «Рилс», а другой «Reels», фильтры перестанут работать, и часть публикаций выпадет из нужного представления.

Представления

Одна база — несколько видов:

1. Календарь по дате публикации — общий обзор месяца.
2. Доска по статусу — канбан для работы команды: карточки переходят из колонки в колонку.
3. Таблица с фильтром по площадке — план для отдельной соцсети.
4. Список «Мои задачи» с фильтром по ответственному — каждый видит своё.
5. Таблица «Опубликовано» за прошлый месяц — для отчёта.

Представления создаются один раз и потом просто переключаются.

Полезно сделать представление «Эта неделя» с фильтром по дате публикации относительно текущей недели. Его открывают каждое утро: видно, что выходит сегодня, что ещё на согласовании и где не хватает материалов. На доске по статусу включите группировку по площадке, если команда ведёт сразу несколько соцсетей.

Шаблон карточки

Внутри каждой записи можно сделать шаблон страницы:

• задача публикации
• текст поста
• сценарий для видео
• требования к визуалу
• хештеги и отметки
• комментарии согласования

Шаблон экономит время и гарантирует, что ничего не забыто.

Если форматов несколько, сделайте отдельный шаблон под каждый: для Reels — блоки «зацепка», «сценарий по кадрам», «текст на экране»; для карусели — «текст слайдов» и «подпись». Шаблон, который чаще всего используете, назначьте шаблоном по умолчанию, чтобы новая запись сразу открывалась с нужной структурой.

База идей

Заведите отдельную базу «Идеи» и связывайте её с контент-планом через свойство-связь. Идея из базы переносится в план, когда ей назначают дату. Так ни одна мысль не теряется, а в плане остаются только конкретные публикации.

Совместная работа

• Дайте доступ клиенту или руководителю только к нужным представлениям.
• Используйте комментарии внутри карточки для правок, а не переписку в мессенджере.
• Упоминайте коллег через @, чтобы они получили уведомление.

Если клиент не хочет разбираться в Notion, сделайте для него отдельную страницу с встроенным календарём только на просмотр.

Чего Notion не делает

Notion — это место планирования, а не публикации. Публиковать придётся через сами соцсети или отдельные сервисы отложенного постинга. Учитывайте и то, что большие медиафайлы лучше хранить в облачном хранилище и ставить ссылку, а не загружать в карточки.

Порядок работы на месяц

1. В конце месяца — встреча по плану, идеи переносятся из базы идей.
2. Назначаются даты и ответственные.
3. Карточки двигаются по статусам.
4. После публикации заполняется ссылка и короткие итоги.
5. В начале следующего месяца — разбор по представлению «Опубликовано».

Ошибки

• Вести план страницами вместо базы.
• Слишком много свойств, которые никто не заполняет.
• Не обновлять статусы.
• Хранить тяжёлые видео прямо в Notion.
• Давать клиенту полный доступ к рабочему пространству.

Если хотите наладить планирование контента в команде, напишите нам — поможем выстроить процесс.

• Разные названия одного формата в свойствах, из-за которых ломаются фильтры.