Контент-план в Google Таблице: статусы, доступы и фильтры

Google Таблица — инструмент, который есть у всех и понятен любому сотруднику или клиенту. Для контент-плана этого часто достаточно, если таблица правильно настроена. Без настройки она превращается в мешанину цветов, комментариев и устаревших строк.

Структура листа

Один ряд — одна публикация. Столбцы:

• Дата — в формате даты, чтобы работала сортировка.
• День недели — формулой из даты, для удобства.
• Площадка — Instagram, Telegram, TikTok, YouTube.
• Формат — Reels, карусель, пост, сторис, видео.
• Рубрика — из вашего списка рубрик.
• Тема — коротко.
• Текст — или ссылка на документ с текстом.
• Визуал — ссылка на папку с фото и видео.
• Ответственный — кто готовит.
• Статус — этап готовности.
• Ссылка на публикацию — после выхода.
• Комментарии клиента — если план согласовывается.

Закрепите верхнюю строку с заголовками, чтобы она не уезжала при прокрутке.

Выпадающие списки

Для столбцов «Площадка», «Формат», «Рубрика», «Статус» сделайте выпадающие списки через проверку данных. Это защищает от разнобоя: «Инста», «instagram», «IG» в одном столбце ломают фильтры.

Список статусов, например:

1. Идея
2. В работе
3. На согласовании
4. Согласовано
5. Опубликовано
6. Отменено

Условное форматирование

Настройте цвета по статусу: серый для идей, жёлтый для согласования, зелёный для опубликованного. Так одного взгляда достаточно, чтобы понять, что горит. Можно также подсвечивать строки, где дата уже прошла, а статус не «Опубликовано».

Фильтры и представления

Включите фильтры на строку заголовков. Полезные срезы:

• только Instagram
• только мои задачи
• всё, что на согласовании
• следующая неделя

Если с таблицей работают несколько человек одновременно, используйте режим представлений фильтра: каждый фильтрует для себя, не меняя вид у остальных.

Листы

Разнесите информацию по листам:

• План — основной календарь.
• Идеи — банк тем без дат.
• Рубрики — описание каждой рубрики и примеры.
• Итоги — показатели опубликованных материалов.
• Справочник — хештеги, отметки партнёров, контакты.

Доступы

• Команда — редактирование.
• Клиент — комментирование: может оставить замечание, но не сломает структуру.
• Руководитель — просмотр.

Защитите столбцы с формулами и заголовки от случайного изменения.

Согласование с клиентом

Клиенту удобно, когда всё на согласование видно сразу. Сделайте фильтр по статусу «На согласовании» и отправьте ссылку. Замечания пусть оставляет комментариями к ячейкам. После правки отвечайте в том же комментарии и закрывайте его.

Где таблица уступает другим инструментам

Таблица плохо подходит для хранения длинных текстов и медиа. Тексты держите в документах, фото и видео — в облачной папке, в таблице — ссылки. Если команда большая и задач много, может понадобиться таск-трекер, но для небольшого бизнеса и фрилансера таблицы обычно хватает.

Лист итогов

На листе «Итоги» удобно собирать показатели опубликованных материалов: охват, сохранения, сообщения, переходы. Формулами можно посчитать средние значения по рубрикам и форматам. Через пару месяцев станет видно, какие рубрики стоит усилить, и это будет решение на основе данных, а не ощущений.

Шаблон на новый месяц

Сделайте копию листа с пустыми строками и заранее настроенными списками и форматированием. В начале месяца дублируйте шаблон, а прошлый месяц переносите в архив. Так основной лист не разрастается до сотен строк.

Ошибки

• Даты текстом вместо формата даты.
• Свободный ввод статусов без списка.
• Десяток цветов без смысла.
• Старые месяцы в одном листе с текущим.
• Полный доступ на редактирование для всех.

Хотите получить готовую структуру контент-плана под ваш бизнес, напишите нам.